Zagadnienia pomocy

Po zalogowaniu udostępniamy Ci interfejs aplikacji. Jest bardzo prosty, składa się ze stałego elementu którym jest belka z menu, oraz zawartości, zależnej od elementu z którego korzystasz. Przykładowy ekran startowy może wyglądać tak:

Screen-belka

Zwróć uwagę na górną belkę, znajduje się na niej kilka ikon:

  • ta z domkiem kieruje Cię na stronę startową
  • Następna jest ikona zleceń, tam możesz przeglądać jak i aktualizować stan każdego z Twoich zleceń
  • Bazą klientów możesz zarządzać używając zakładki ‘Klienci’
  • Udostępniamy CI również moduł obsługi magazynu. Jego stanem administrujesz używając zakładki ‘Magazyn’
  • Kolejnym elementem belki jest wyszukiwarka. Nie ma obok niej przycisku. To dlatego, że w momencie jak tylko zaczniesz wpisywać cokolwiek, rozwinie się lista z podpowiedziami. Rzeczy, które możesz wpisać w wyszukiwarkę to:
    • nazwisko klienta, nazwa firmy
    • numer naprawy
    • markę lub model przedmiotu naprawy
  • Dalej znajdziesz nieopisaną ikonkę z kluczem francuskim, w menu, które się rozwinie znajduje się szereg opcji konfiguracyjnych
  • Na końcu jest menu, które dotyczy ustawień Twojego konta w aplikacji. Znajdziesz tam też opcję wylogowania się

Wszystko poniżej to zawartość strony startowej, w boksie ‘Najciekawsze wydarzenia’ znajdziesz przegląd najnowszych zmian dotyczących Twoich zleceń. Wybieramy tam rzeczy, które naszym zdaniem mogą być dla Ciebie ważne. Każde z wydarzeń ma swoją własna ikonkę, utworzenie jakiegoś elementu, zmiana statusu. Możesz ją kliknąć, przeniesiesz się wtedy do naprawy, którego powiadomienie dotyczy.

Podpowiedź

Tak, boks najciekawszych wydarzeń pokazuje przekrojową, wybraną historię. Masz również dostęp do pełnej historii każdej naprawy. W zakładce zleceń kliknij wybraną naprawę. Tam, na karcie z górnego menu wybierz przycisk ‘Historia’

Systematyka przycisków

W aplikacji używamy pewnych, stałych konwencji kolorowania przycisków. Wszelkie przyciski kontekstowe, służące do edycji, usunięcia drukowania mają kolor biały Edytuj. Przyciski służące do przeprowadzenia jakiejś akcji, zmiany statusu, dodaniu czegoś nowego mają kolor niebieski Akcja. Pod formularzami znajdziesz dwa kolory przycisków Zapisz - ten informuje, że dane zostaną zapisane lub zmienione, oraz Anuluj - który ostrzega przed anulowaniem zmian poczynionych w formularzu. Niekiedy znajdziesz pod formularzem przycisk akcji, w tym kontekscie przycisk dokłada elementy do formularza bez zapisywania i bez utraty danych.

Aby zachować wysoką poufność Twoich danych używamy pomiędzy Twoim komputerem a naszymi serwerami szyfrowania SSL. Dzięki temu nie jest możliwe przechwycenie informacji po drodze. Niestety nie wszystkie przeglądarki obsługują szyfrowanie SSL tak, jakbyśmy tego chcieli. Ostrzegamy Cię w takiej sytuacji odpowiednim komunikatem.

Problematyczne konfiguracje to przede wszystkim system Windows XP i niższy. Jedyną znaną przeglądarką na której działa poprawnie szyfrowanie jest najnowszy Firefox. Problematyczne mogą być również najstarsze wersje Linuxa oraz Androida - nie ma tutaj alternatywy. Problemy występują również na systemach embeded opartych o starą Javę.

Zachęcamy dla Państwa bezpieczeństwa do używania najnowszych wersji systemów operacyjnych i przeglądarek.

A więc masz już swoje konto. Jeśli na etapie rejestracji byłeś w stanie wybrać z listy typ Twojej działalności, skonfigurowaliśmy wstępnie aplikacje pod wybrany typ. Mimo wszystko możesz chcieć zerknąć w kilka miejsc i skonfigurować dokładniej aplikację.

Wszystkie opcje konfiguracyjne kryją się w rozwijanym menu, na górnej belce. Oznaczone są one ikonką klucza francuskiego .

Zacznij od przejrzenia opcji konfiguracyjnych - są dobrze opisane. Zajrzyj także koniecznie do słowników oraz pól formularzy i dostosuj aplikację do specyfiki Twojej firmy.

Jeśli chcesz przyjmować naprawy przez internet zobacz na stronę aktywacji napraw i zgłoszeń przez internet.

Słowniki

Aplikacja serwisowa dzięki odpowiednim narzędziom jest bardzo elastyczna. Odpowiednia konfiguracja umożliwia dostosowanie jej do praktycznie dowolnego typu działalności.

Dobrym miejscem, aby zacząć są słowniki. Więcej, jeśli nie było na liście obszaru Twojej działalności musisz tutaj zajrzeć. Słownik to takie miejsce w którym definiujesz nazwy pewnych elementów po to, aby nie musieć ich wpisywać za każdym razem. Wpisane do słownika elementy pojawiają sie w listach rozwijalnych. Na tych elementach bazują także inne elementy aplikacji, możesz przeszukiwać, filtrować lub dostosowywać pewne elementy bazując na wyborze pozycji ze słownika.

Aktualnie mamy trzy typy słowników:

  • słownik naprawianych przedmiotów: opisuje rzeczy, którymi zajmuje się Twój serwis. Jeśli serwisujesz komputery, masz już tam zapewne spisane pozycje takie jak ‘Drukarka’, ‘Komputer PC’, ‘Laptop’. Jeśli prowadzisz serwis urządzeń budowlanych - wybacz, ale nie mamy wiedzy na temat obszaru Twojej działalności. Nie wiń nas za to, znamy się na programowaniu. Nie mniej jednak dzięki słownikom pozwalamy Ci nadal korzystać z naszego programu. Uzupełnij po prostu słownik, używając przycisku ‘Nowy wpis w słowniku’ o potrzebne Ci maszyny, które serwisujesz.
  • o ile słownik przedmiotów naprawy dotyczy tego, co naprawiasz, o tyle drugi typ słownika, słownik zamawianych podzespołów dotyczy potrzebnych Ci części serwisowych, które będziesz chciał wprowadzić na magazyn. Podobnie jak w przypadku poprzedniego słownika, jeśli prowadzisz serwis komputerowy przypuszczalnie znajdziesz w nim jakieś wpisy, eg. ‘Zasilacz’, ‘Dysk’. Jeśli nie, musisz samodzielnie je uzupełnić.
  • istnieje jeszcze jeden typ słownika: Grupy zadań: powiązany jest on ściśle z modułem zadań. Dzięki zdefiniowaniu odpowiednich ich typów, eg.: 'Naprawa sieci' albo 'Konserwacja' możesz się lepiej przygotować do zleconego zadania.

Dodawanie wpisów:

  1. Zacznij od przejścia na stronę słowników
  2. Kliknij w przycisk
  3. Formularz jest prosty: wybierz słownik (opisane są wyżej), w pole 'Nazwa' wpisz pozycję słownika
  4. eg. dla słownika przedmiotów naprawy, jeśli prowadzisz serwis aparatów fotograficznych możesz dodać: lustrzanka, cyfrówka, lampa błyskowa...
  5. Na liście wpisów, po prawej stronie jest przycisk Operacje. Udostępnia opcję edycji, usunięcia wpisu oraz dodania i usunięcia awatara
  6. Używając opcji dodania awatara możesz do każdego z wpisów załączyć obrazek, eg. ikonkę, która będzie symbolizowała np. przedmiot naprawy: ikonkę aparatu lub lampy - ułatwi Ci to rozróżnianie
  7. Usunięcie wpisu słownikowego jest bezpieczne dla aplikacji: jeśli coś było opisane usuniętym ze słownika wpisem nadal pozostanie nim opisane - usunięcie skutkuje wyłącznie brakiem usuniętego słowa na liście - nie można opisywać nim nowych rzeczy.

Pola formularzy

Jeśli się przyjrzysz, zauważysz, że formularze w aplikacji zawierają pewien podstawowy zestaw pól. Nie znajdziesz w nim pól, które są dedykowane dla specyficznej działalności. Gdybyśmy chcieli je dodawać, serwisując aparaty fotograficzne, widziałbyś na formularzy przyjęcia naprawy pola dotyczące komputerów PC.

Abyś nie czuł się poszkodowany udostępniamy narzędzie kreatora pól formularzy. Służy ono do tego, abyś mógł wg. własnych potrzeb dodać do formularzy pola. Po co co to potrzebne zapytasz. Otóż pola umożliwiają wprowadzanie dodatkowych danych, specyficznych dla Twojego typu działalności. Załóżmy, że serwisujesz aparaty fotograficzne - podczas przyjmowania naprawy lustrzanki chciałbyś mieć informację o ogniskowej. Ale pola formularzy niekoniecznie muszą dotyczyć parametrów sprzętu. Na przykład używasz podczas konserwacji aparatu preparatów chemicznych dwóch firm. Chciałbyś dopisać do naprawy informację, którego preparatu użyłeś, ponieważ każda kolejna naprawa będzie wymagała użycia tego samego preparatu. Pola formularzy dają Ci taką możliwość.

Aktualnie oferujemy możliwość dodawania własnych pól do formularza naprawy.

Dodawanie pól:

  1. Zacznij od przejścia na stronę kreatora pól formularzy
  2. Kliknij w przycisk
  3. Formularz zawiera kilka pól:
    • Lista 'Dotyczy formularza' pozwoli CI wybrać formularz, do którego pole dodajesz
    • Kolejna lista 'Dotyczy typu' jest specyficzna. Jak wiesz, można opisywać np. naprawy pozycjami ze słownika. Są to przedmioty naprawy. Przedmioty naprawy mogą byś diametralnie różne, jeśli jest to aparat, to powinien mieć pola zupełnie inne niż lampa błyskowa. Jeśli uważasz, że dane pole jest specyficzne dla danego typu, wybierz go z listy. Dzięki temu dodane pole pojawi się tyko, jeśli formularz będzie dotyczył właśnie tego typu przedmiotu. Jeśli nic nie wybierzesz - pole pojawi się na formularzu zawsze.
    • Niektóre formularze mogą być wypełniane lub oglądane przez innych. Np. klienci mają dostęp do aplikacji, i mogą dodawać naprawy przez internet, używając formularza podobnego do Twojego. Możesz chcieć uzyskać od nich dodatkowe, specyficzne dane - po to są pola formularzy - ale możesz także chcieć mieć pole, które będziesz mógł uzupełnić tylko Ty. Jeśli zaznaczysz opcję 'Pole prywatne' będzie ono widoczne tylko dla pracowników serwisu.
    • Nazwa pola to to, co pole powinno zawierać.
    • Typ pola pozwala Ci wybrać jego wygląd, w zależności od potrzeb. Jeśli zbierasz wyłącznie informację o obecności czegoś - pole akceptacji jest odpowiednie. Uniwersalnym typem pola jest pole tekstowe, można w nie wpisać cokolwiek.
    • Dostępne jest także pole pojedynczego wyboru. Dodając tego typu pole ograniczasz możliwość podania jego zawartości do określonych przez Ciebie wartości. Wartości te musisz opisać w polu 'Wartości dla listy'. Oddzielaj kolejne wartości przecinkami.
    • Opis to pole, które może zawierać dokładniejsze informacje na temat tego, co powinno zostać wpisane

Aplikacja daje możliwość wysyłania powiadomień SMS do klientów. Jeśli na karcie klienta podałeś prawidłowy numer telefonu i numer jest numerem komórkowym istnieje możliwość wysłania powiadomienia o zmianie statusu naprawy do klienta. Zanim jednak będzie to możliwe będziesz musiał przejść kilka kroków.

Musisz wiedzieć, że to nie my będziemy wysyłali Twoje SMSy. Wierzymy, że dedykowana dla tej działalności firma jest to w stanie zrobić o wiele lepiej. Dlatego korzystamy z usług firm zewnętrznych.

Informacja

Usługa wysyłania powiadomień SMSem nie jest darmowa. W aplikacji otrzymujesz taką możliwość zgodnie z wykupionym poziomem licencji, nie mniej jednak za usługę u zewnętrznego operatora SMS musisz zapłacić osobno.

W tym momencie oferujemy integrację z dwoma operatorami: SMSAPI oraz z SerwerSMS.

Konfiguracja SMSAPI

  1. Przejdź na stronę operatora SMS: https://ssl.smsapi.pl/rejestracja
  2. Wypełnij formularz rejestracyjny, zapoznaj się z regulaminem usługi, cennikiem i utwórz swoje konto
  3. Następnie musisz aktywować je mailem, zgodnie z instrukcjami które otrzymasz
  4. Zaloguj się na konto w serwisie SMSApi, przejdź do zakładki ‘Ustawienia API’ i tam ‘Hasło do API’. Używając formularza ‘Zmień hasło do API’ ustaw dowolne, losowe hasło, koniecznie inne, niż to używane do logowania w panelu administracyjnym SMSApi czy aplikacji Serwisant-Online.
  5. Po ustawieniu (lub zmianie hasła) otrzymasz potwierdzenie zawierające "Hasło do API w MD5" - coś w stylu 45df149363b8e0ba09a72f12f8ec9676 - skopiuj je do schowka (zaznacz i ctrl+c)
  6. Przejdź do konfiguracji i w zakładce SMS ustaw następujące opcje
    • sms_service: wybierz ‘smsapi.pl’
    • sms_service_user: podaj login w serwisie SMSApi - zgodnie z tym, co podałeś podczas rejestracji, najczęściej to Twój email
    • sms_service_pass: wklej lub przepisz "Hasło do API w MD5"
    • Jeśli chcesz zdefiniować nazwę nadawcy SMSów podaj je w opcji ‘sms_service_from’

Konfiguracja SerwerSMS

  1. Przejdź na stronę operatora SMS: https://panel.serwersms.pl/rejestracja
  2. Wypełnij formularz rejestracyjny, zapoznaj się z regulaminem usługi, cennikiem i utwórz swoje konto
  3. Zaloguj się na konto w serwisie SerwerSMS, przejdź do zakładki ‘Ustawienia interfejsów’, tam ‘HTTPS XML API’ i dalej kliknij w zakładkę 'Użytkownicy API'. Używając przycisku dodawania nowego użytkownika utwórz konto dla serwisanta online, ustaw dowolną nazwę użytkownika oraz losowe hasło.
  4. Przejdź do konfiguracji i w zakładce SMS ustaw następujące opcje
    • sms_service: wybierz ‘serwersms.pl’
    • sms_service_user: podaj login konta API które przed momentem utworzyłeś
    • sms_service_pass: podaj hasło dla konta API
    • Jeśli chcesz zdefiniować nazwę nadawcy SMSów podaj je w opcji ‘sms_service_from’

Informacja

Użycie własnej nazwy nadawcy SMSa wymaga konfiguracji w panelu SerwerSMS, możesz tam dodać własną nazwę nadawcy. Wybraną nazwę powinieneś przepisać w pole 'sms_service_from'. Zwróć uwagę, iż wysyłanie SMSów z własną nazwą jest droższe.

Status naprawy to stan, który określa co się z nią dzieje. Aby móc łatwo kontrolować stan napraw, każda z nich może przyjmować kolejne, określone statusy. Kolejność w jakiej zmieniają się statusy opisuje aplikacja i kolejność ta dopasowana jest do trybu pracy większości serwisów.

Statusy zleceń w aplikacji zmieniamy przy pomocy przycisku Akcje naprawy

Zwróć uwagę


Wiele statusów zależy od uzupełnienia pewnych informacji, Dla przykładu nie będziesz mógł zmienić statusu na kolejny, jeśli nie opiszesz naprawy diagnozą.

Informacje o czynności wymaganej do osiągnięcia kolejnego statusu znajdziesz w ramce informacyjnej, na stronie naprawy.

Zwróć także uwagę, że wiele statusów wymaga samodzielnego zakończenia. Dla przykładu znów diagnoza naprawy: możesz przeprowadzać ją fragmentami: zdiagnozować problem, ale nadal oczekiwać na koszty podzespołów, których potrzebujesz do wyceny naprawy. W związku z tym, samo dodanie diagnozy nie zmienia statusu - musisz samodzielnie kliknąć akcję 'Zakończ diagnozę'.

Dobrze, zerknijcie teraz na diagram, żółty ludzik to klient, czerwony, pracownik serwisu, zielony, dostawca towaru, hurtownia, może sprzedawca z Allegro.

Basic-status-flow

Proces zaczyna się od tego, że klient przychodzi ze sprzętem. Dodając nową naprawę dla klienta pytasz go o koszt naprawy, który jest w stanie zaakceptować. Zazwyczaj wiesz mniej-więcej, ile może kosztować naprawa i sugerujesz ten koszt klientowi. Na naszym diagramie jest to 100 PLN. Klient wychodzi z wydrukowanym potwierdzeniem przyjęcia naprawy, a Ty masz w bazie naprawę ze stanem ‘Czeka na diagnozę’

Diagnoza usterki

Kolejnym krokiem jest diagnoza usterki. Serwisant na karcie naprawy ma podaną przez klienta usterkę, sprawdza więc, co jest jej przyczyną. Określa także jaki będzie koszt naprawy. Możliwe są tutaj dwa scenariusze: szacowany koszt naprawy będzie taki, jaki zaakceptował klient (lub mniejszy). W takim przypadku można nie trzeba dodatkowo kontaktować się z klientem, naprawa zmienia status na ‘Potwierdzone’. Jeśli jednak szacowany koszt naprawy będzie większy od 100 PLN należy dodatkowo powiadomić klienta.

Na etapie diagnozy, możesz do naprawy dodać zamówienia na podzespoły. Ułatwi Ci to obliczenie kosztów naprawy. Dzięki temu nie będziesz także musiał ponownie wracać do wyszukiwania potrzebnych elementów kiedy rozpoczniesz naprawę. Dodane podzespoły do czasu potwierdzenia zlecenia znajdują się w statusie 'Oczekuje na potwierdzenie zlecenia serwisowego'

Podpowiedź

Aplikacja działa tak, że jeśli poprawnie skonfigurowano usługi poczty SMTP/SMS w momencie zakończenia diagnozy wymagającej dodatkowego potwierdzenia wysyła klientowi maila z linkiem do strony WWW, na której może samodzielnie potwierdzić lub odrzucić nowe koszty. Jeśli tego nie zrobi w przeciągu eg. 24h, powinieneś do niego zadzwonić.

Jeśli klient nie zgadza się na naprawę, sytuacja jest prosta, zlecenie zmienia stan na ‘gotowe do odbioru’. Wszelkie dodane zamówienia podzespołów zostają anulowane. Jeśli zaś klient akceptuje nowe koszty można rozpocząć naprawę, ponieważ zlecenie zmieni stan na ‘Potwierdzone’.

Naprawa

Serwisanci interesują się zleceniami w stanie ‘Potwierdzone’ - mają do dyspozycji osobną zakładkę, gdzie znajdą tylko takie zlecenia. Rozpoczynając naprawę, zmieniają status zlecenia na ‘W trakcie naprawy’.

Jeśli na etapie naprawy pojawi się konieczność zamówienia podzespołów potrzebnych do naprawy, serwisanci mają do dyspozycji opcję ‘Zamów podzespół serwisowy’. Opcja ta tworzy zamówienie, powiązane ze zleceniem serwisowym. Takie zamówienie ma swój, osobny przepływ statusów, który pozwala na wygodną kontrolę tego, co się dzieje z zamówieniami. Zaś zlecenia, do których dołączono na etapie diagnozy podzespoły do zamówienia w momencie przejścia w status umoliwiający naprawę zminiają stan na 'Wymaga zamówienia'.

Zlecenie, jeśli nie jest naprawiane, może przejść w stan ‘Oczekuje na zamówione podzespoły’.

Podsumowanie

Kiedy serwisant kończy naprawę klika odpowiednią opcję i zlecenie przechodzi w stan ‘Oczekuje na podsumowanie’. Takie zlecenia mają także swoją własną zakładkę. Podsumowanie polega na opisaniu zlecenia informacją o tym, co zostało zrobione oraz ustaleniem tudzież potwierdzeniem ostatecznej ceny, którą klient powinien zapłacić. Po zamknięciu podsumowania zlecenie przechodzi w stan ‘Oczekuje na obiór’, a klient zostaje poinformowany mailem/SMSem o możliwości odbioru zlecenia.

Zacznę od tego, że podstawowym pojęciem jest pozycja magazynowa - jest to definicja towaru, jego cechy. Dla pozycji magazynowej możemy dodać dostawy, czyli wprowadzić informację o ilości, która znajduje się fizycznie w magazynie. Można także dodawać zamówienia.

Dostawy wprowadzamy podając ilość, cenę zakupu, etc. Dostawy można dodawać tworząc nową pozycję magazynową (jeśli tworzymy początkową bazę stanów) a także dla istniejącej już pozycji magazynowej poprzez odpowiednią opcję. Każda dostawa może mieć inną cenę zakupu. To ważne, ponieważ sprzedając podzespół będziesz mógł określić, z której dostawy sprzedajesz.

Zamówienia na towar tworzymy podobnie jak dostawy, możemy zamówić towar, który jeszcze nie istnieje w magazynie, lub zamówić nową partię istniejącej już pozycji magazynowej. Zamówienie jest informacją, która przenosi stany. W momencie dodania zamówienia przyjmuje ono stan 'czeka na zamówienie'. Zgłoszone zamówienie zmienia stan na 'zamówione' - dzięki temu w osobnej zakładce magazynu można śledzić towary, których dostawy się spodziewamy. W momencie nadejścia dostawy, zmieniamy status na 'w magazynie' - to wprowadza towar do magazynu jako dostawę - podajemy ostateczną cenę zakupu i datę zakupu. Jeśli zamówienie było zbiorcze, zawierało eg. 5 sztuk tego samego towaru, można ten towar wprowadzić jako jedną dostawę lub 5 osobnych dostaw

Podpowiedź

Opcja wprowadzania zamówienia jako pojedynczych dostaw przydatna jest do tego, aby każdy z elementów dostawy opisać własnym numerem seryjnym (na przykład 5 dysków

Dla dostawy istnieje pojęcie rezerwacji - gdy używamy danego podzespołu z zleceniu serwisowym, dopóty nie zostanie ono zamknięte pozycja magazynowa jest nadal na stanie - nie fizycznie oczywiście, ale nadal jej nie sprzedaliśmy. Stad dodanie podzespołu do otwartego zlecenia rezerwuje ilość.

W momencie, kiedy zlecenie jest przekazywane do odbioru powiązane pozycje magazynowe są sprzedawane (ustawiana jest data sprzedaży, po to, aby obliczyć gwarancje) - oznacza to, że rezerwacje zamieniają się na zmniejszenie stanów magazynowych. Jeśli zlecenie jest anulowane, dołączone podzespoły wracają do magazynu - zwalniają się rezerwacje lub jeśli były sprzedane - zwiększają się stany.

Na karcie magazynu mamy kilka zakładek, wszystkie pozycje jakie dodano lub zamówiono, niezależnie od ilości,

  • 'w magazynie': pozycje które mają niezerowe stany,
  • 'rezerwacje' - pozycje, które zostały użyte w naprawach, ale jeszcze nie wyszły z magazynu.

Śledzone są także stany magazynowe. Dla każdej pozycji magazynowej można poprzez edycję karty pozycji magazynowej ustalić minimalny wymagany stan w magazynie. Jeśli stan będzie zbliżał się do granicy pozycje oznaczone zostaną na pomarańczowo, pojawią sie także w zakładce 'Kończące się'. Jeśli pozycja osiągnie minimalny stan lub niżej, oznaczona zostanie na czerwono i pojawi sie w zakładce 'poniżej stanu'.

Dwie pozostałe zakładki służą do śledzenia pozycji które należy zamówić, lub zostały zamówione.

Pozycje z magazynu można łączyć ze zleceniami na dwa sposoby. Można po prostu sprzedać istniejącą pozycję, poprzez opcję 'dołącz podzespół z magazynu', w menu akcji zlecenia, na kacie zlecenia. Kliknięcie otwiera popup, gdzie wybieramy nazwę pozycji magazynowej - klik w dalej daje nam podgląd na wszystkie niezerowe dostawy, pozwalając wybrać odpowiednią (pod katem ceny, daty zakupu) - następnie określamy ilość, cenę sprzedaży i długość gwarancji. Cena sprzedaży podpowiadana jest na podstawie ceny zakupu danej dostawy powiększoną o ustalaną na karcie pozycji magazynowej marżę. Można oczywiście dowolnie ją zmienić. Podobnie jest z gwarancją.

Po zakupie podzespołu pojawia się on na karcie zlecenia, samo zlecenie pojawia się także na karcie danego podzespołu, jako lista zleceń, w których go sprzedawaliśmy.

Drugim sposobem łączenia pozycji magazynowej ze zleceniem serwisowym jest zamówienie. Wybierając opcję 'zamów podzespół' otwiera się karta pozwalająca określić nam dane pozycji magazynowej, a także wprowadzić dane zamówienia. Takie zamówienie łączone jest ze zleceniem serwisowym. W momencie, kiedy wprowadzamy je do magazynu, po wprowadzeniu jesteśmy przekierowywani od razu do formularza 'sprzedaży' nowej pozycji dla połączonego zamówienia.

Zlecenie serwisowe steruje także stanami zamówień. Jeśli dodano zamówienie na podzespół dla zlecenia, które nie przeszło w stan naprawy takie zamówienie ma status oczekującego na potwierdzenie - pojawi się w zakładce 'Do zamówienia' dopiero wtedy, kiedy powiązane z nim zlecenie serwisowe zostanie potwierdzone. W momencie anulowania lub zamykania zlecenia, anulowane są wszelkie niezamknięte zamówienia.

Serwisant Online wspiera funkcję planowania naprawy, jak i jej kosztów.

Po przyjęciu naprawy, na etapie diagnozy, masz możliwość powiązania naprawy z podzespołami z magazynu. Jeśli są to istniejące podzespoły powiązanie zabezpieczy odpowiednią na potrzeby naprawy ilość - jeśli są to zamówienia - otrzymają one specjalny stan, nie pozwalający na uruchomienie zamówienia przed potwierdzeniem naprawy. Użyj standardowych akcji na karcie naprawy, aby powiązać lub zamówić podzespoły

Możesz także zaplanować czynności naprawcze, wraz z ich kosztami. Akcja dodana do naprawy będącej w diagnozie otrzyma status 'zaplanowana'. Po uruchomieniu naprawy zmienisz stan na 'wykonane' lub możesz usunąć wybrane czynności.

Podpowiedź

Możesz, dodając czynności naprawcze zapisać je jako szablon, po to, aby przy okazji innych zleceń móc ich użyć pojedynczym kliknięciem. Lista zapisanych czynności znajduje się na karcie dodawania nowej czynności serwisowej.

Planowanie buduje kosztorys naprawy. na karcie naprawy masz odpowiednią kartę 'Koszty i ceny', gdzie możesz dowiedzieć się wszystkiego na temat Twoich kosztów, zysków i propozycji wyceny zlecenia serwisowego.

Co jeśli będę musiał anulować naprawę?

Niczym sie nie przejmujesz: jeśli na potrzeby naprawy stworzyłeś zamówienia, zostaną one anulowane (specjalny stan nie pozwolił ich uruchomić, więc można je bezpiecznie anulować). Jeśli zarezerwowałeś ze stanów magazynowych jakieś pozycje, zostaną one odblokowane.

Niektóre elementy aplikacji mają możliwość samodzielnej modyfikacji. Dotyczy to przede wszystkim elementów widocznych dla klienta, czyli wydruków, plików PDF, etykiety, listów e-mail czy wiadomości SMS (jeśli aktywowano). Modyfikacja opiera się na samodzielnej edycji szablonów, które można znaleźć w panelu opcji konfiguracyjnych.

Szablony, to fragmenty kodu HTML wraz ze specjalnymi znacznikami, które nazwijmy 'tokenami', które zostaną zastąpione odpowiednimi danymi, numerem naprawy, nazwą klienta, etc. Listę dostępnych tokenów znajdziesz niżej.

Składnia

Jak wspomniałem szablony używają tokenów. Tokeny mają następującą postać: <%= nazwa_tokenu %>. Ważne jest aby dokładnie tak wyglądały. Istnieją także specyficzne konstrukcje typu <% if (nazwa_tokenu) { %> <%= nazwa_tokenu %> <% } %>, które służą do warunkowego wyświetlania pewnych elementów: token 'nazwa_tokenu' nie wyświetli się, jeśli nie będzie miał wartości.

Podpowiedź

Szablony bazują na mechanizmie EJS, który jest połączeniem HTMLa i JavaScript. W niektórych miejscach, na przykład na wydrukach możesz korzystać z bogactwa HTMLa używając wszystkich znaczników i CSSów - szablony maili są najczęściej redukowane do podstawowego HTMLa poprzez klienty pocztowe, tak więc nie ma większego sensu aby osadzać w nich CSS

Edycja

Najłatwiej, jeśli zaczniesz od przyjrzenia się domyślnym szablonom. Każda opcja konfigurująca szablon poniżej okna edycyjnego, w szarym polu, pokazuje domyślną postać szablonu. Rozpoczynając modyfikację skopiuj po prostu domyślny szablon do okna edycji (ctrl+c ctrl+v) i zacznij na nim pracować powoli go rozwijając. Zwróć uwagę na poprawność osadzania tokenów i używania nazw tokenów. Użycie niepoprawnej nazwy spowoduje błąd. Jeśli chcesz przywrócić domyślny szablon wyczyść po prostu zawartość okna edycji i zapisz opcję.

Uwaga

Błąd w szablonie lub użycie nieistniejącego tokena spowoduje iż otrzymasz pusty wydruk (plik PDF) lub w przypadku e-maili list nie zostanie wysłany (status wysyłki listów znajdziesz w historii danej naprawy). Po każdej modyfikacji sprawdź czy otrzymujesz poprawne wydruki, lub czy listy się wysyłają. Trudno nam odpowiadać za błędy w samodzielnej konfiguracji

Zwróć uwagę

Postać domyślnych szablonów czasem ulega zmianie z uwagi na zmiany w aplikacjach. Użycie własnego szablonu lub choćby przekopiowanie domyślnego szablonu do opcji zamrozi wszelkie zmiany. Z jednej strony masz cały czas takie same szablony, z innej przeglądaj czasem tę sekcję pomocy, ponieważ będziemy aktualizowali ją o nowe tokeny, etc.

Tokeny

Tokeny dostępne w każdym szablonie wydruku, emaila lub SMSa

Token Jakie dane zostaną użyte w jego miejscu?
current_time aktualna na moment wydruku data i czas
currency symbol waluty, odpowiedni dla Twojego kraju
application_url Adres URL aplikacji Serwisant Online
current_user nazwa zalogowanego użytkownika (pracownika serwisu, imię i nazwisko)
application_holder_name Nazwa głównego oddziału firmy (zazwyczaj handlowa nazwa firmy)
application_holder_address Adres głównego oddziału firmy
application_holder_phone Numer telefonu głównego oddziału firmy
application_holder_email Email głównego oddziału firmy
application_holder_logo_url URL do logo głównego oddziału firmy, powinno zostać użyte jako źródło obrazka, zazwyczaj:
  <img src="<%= application_holder_logo_url %>" />
service_supplier_name Nazwa serwisu w którym dokonywana jest naprawa lub do którego przynależy aktualny użytkownik - w większości przypadków są to dane Twojej firmy, jeśli masz więcej oddziałów i zlecenie zostało przyjęte w jednym z nich, będą to dane oddziału.
service_supplier_address adres serwisu
service_supplier_phone numer telefonu serwisu
service_supplier_phone2 alternatywny numer telefonu serwisu
service_supplier_email e-mail serwisu
service_supplier_logo_url URL do pliku z logo serwisu, , powinno zostać użyte jako źródło obrazka, zazwyczaj:
  <img src="<%= service_supplier_logo_url %>" />
customer_person imię i nazwisko klienta lub osoby kontaktowej w przypadku firmy
customer_company_name nazwa firmy
customer_name nazwa klienta, imię i nazwisko w przypadku klienta indywidualnego, lub nazwa firmy
customer_is_company Prawda, jeśli klient jest firmą, powinno zostać obsłużone przez poniższy fragment kodu:
  <p> Typ klienta:
  <% if (customer_is_company) { %>
  Firma
  <% } else { %>
  Klient indywidualny
  <% } %>
  </p>
customer_nip Numer NIP jeśli podano
customer_phone telefon klienta
customer_phone_2 alternatywny telefon klienta
customer_email email klienta
customer_address_names lista adresów klienta. Aby wyświetlić wszystkie adresy wstaw do swojego szablonu:
  <% if (customer_address_names.length > 0) { %>
  <% for(var i=0; i<customer_address_names.length; i++) { %>
  <%= customer_address_names[i] %><br />
  <% } %>
  <% } %>
Jeśli chcesz dowolny, pierwszy adres, wstaw:
  <% if (customer_address_names.length > 0) { %><%= customer_address_names[0] %><% } %>

Tokeny dostępne w szablonach wydruku, email lub SMSa związanych z naprawą w dowolnym stanie

Token Jakie dane zostaną użyte w jego miejscu?
customer_order_url link, którego klient może użyć do sprawdzenia statusu naprawy - jeśli klient ma aktywny dostęp przez internet link prowadzi do strony logowania, jeśli nie jest aktywny, prowadzi do karty statusu
customer_login_url link, którego klient może użyć do sprawdzenia statusu naprawy - logowanie do panelu klienta
customer_status_url link, którego klient może użyć do sprawdzenia statusu naprawy - karta statusu naprawy
order_rma numer naprawy (RMA)
order_secret_code kod naprawy, umożliwiający sprawdzenie jego statusu - zastąp link 'customer_order_url' kodem, jeśli integrujesz własną stronę z Serwisantem
order_qr_code_img URL do grafiki z QR code, prowadzącego do strony z informacją o naprawie, przydatny dla klienta, ale także dla serwisu. Aby poprawnie użyć tokenu należy użyć go w tagu HTML <img />
  <img src="<%= order_qr_code_img %>" />
order_internal_qr_code_img URL do grafiki z QR code, prowadzącego do karty naprawy. Token przydatny jest wyłącznie dla serwisu, aby móc szybko nawigować do szczegółów naprawy. Aby poprawnie użyć tokenu należy użyć go w tagu HTML <img />
  <img src="<%= order_internal_qr_code_img %>" />
order_128_code_img URL do grafiki z kodem kreskowym zawierającym numer RMA naprawy (code 128) - jest to przydatne wyłącznie dla dla serwisu. Aby poprawnie użyć tokenu należy użyć go w tagu HTML <img />
  <img src="<%= order_128_code_img %>" />
order_created_time data utworzenia rekordu z informacją o naprawie w bazie danych
order_arrival_time data przyjęcia naprawy - jest to data, którą określisz jako 'data rozpoczęcia naprawy' i tak też powinna być rozumiana: moment od którego zaczyna biec czas naprawy
order_estimated_time przewidywana data zwrotu naprawy
order_object_name nazwa przedmiotu naprawy: rodzaj, producent, etc, możesz użyć także samodzielnych elementów nazwy, patrz tokeny poniżej
order_object_type rodzaj przedmiotu naprawy
order_object_avatar_url url awatara rodzaju przedmiotu naprawy, jeśli podano, jeśli nie podano będzie pusty
order_object_vendor producent
order_object_model model
order_object_serial numer seryjny
order_estimated_price szacowany koszt naprawy, na który akceptuje klient, może być równy zero, co oznacza, że klientowi nie podano kosztów w momencie przyjęcia naprawy. To jest liczba zmiennoprzecinkowa, można wykonywać na niej obliczenia.
order_estimated_price_f to samo co order_estimated_price, przy czym jest to sformatowana zgodnie ze standardami wyświetlania cen liczba.
order_advance_amount kwota wpłaconej zaliczki, puste jeśli nie wpłacono. To jest liczba zmiennoprzecinkowa, można wykonywać na niej obliczenia.
order_advance_amount_f To samo co order_advance_amount, zy czym jest to sformatowana zgodnie ze standardami wyświetlania cen liczba.
order_items: [lista] dodatkowe elementy naprawy, obiekty zawierające:
  • type: rodzaj dodatkowego elementu naprawy
  • description: opis słowny, tak, jak podano w formularzu
  • serial: numer seryjny dodatkowego elementu naprawy
order_issue opis problemu, tak, jak podano w formularzu
order_collection opis sposobu odbioru naprawy
order_delivery_required flaga, mówiąca, że naprawa wymaga dostarczenia do klienta (kurier, własne)
order_delivery_address adres, pod który powinna zostać odesłana naprawa
order_archive_data flaga, mówi, że zaznaczono opcję archiwizacji danych
order_device_password hasło do urządzenia
Proszę używać rozsądnie - istnieje możliwość ujawnienia hasła klienta osobom postronnym
order_remarks uwagi wewnętrzne
Proszę używać rozsądnie - pole na uwagi wewnętrzne nie jest przewidziane do prezentacji dla klienta, token powinien być używany jedynie na wydrukach wewnętrznych
order_warranty_repair flaga, mówi, że zaznaczono opcję naprawy gwarancyjnej
order_warranty_purchase_date data wystawienia dokumenty zakupu, tak jak podał klient - może być puste jeśli klient nic nie określił
order_warranty_purchase_document numer/opis dokumentu sprzedaży, tak jak podał klient
order_custom_fields [lista] zawiera obiekty opisujące dodatkowe, konfigurowalne pola zdefiniowane dla naprawy:
  • name: nazwa pola
  • value: podana wartość
Przykładowy kod, umożliwiający wyświetlenie wszystkich pól:
<% if (order_custom_fields.length > 0) { %>
  <% for(var i=0; i<order_custom_fields.length; i++) { %>
  <p><%= order_custom_fields[i].name %>: <%= order_custom_fields[i].value %></p>
  <% } %>
<% } %>
Przykładowy kod umożliwiający wyświetlenie pojedynczego pola, które nazywa się 'Pole X':
<% if (order_custom_fields.length > 0) { %>
  <% for(var i=0; i<order_custom_fields.length; i++) { %>
    <% if (order_custom_fields[i].name == 'Pole X') { %>
      <p><%= order_custom_fields[i].value %></p>
    <% } %>
  <% } %>
<% } %>
order_images Niewidoczne w domyślnej konfiguracji. Lista załączonych do naprawy zdjęć, oznaczonych jako widoczne dla klienta. Wszelkie inne rodzaje plików są ignorowane. Aby dodać listę zdjęc należy użyć kodu podobnego do tego poniżej:
<% if (order_images.length > 0) { %>
  <% for(var i=0; i<order_images.length; i++) { %>
    <a href="<%= order_images[i].url %>" target="_blank">
      <img src="<%= order_images[i].url_small %>" class="img-thumbnail">
    </a>
  <% } %>
<% } %>

Tokeny dostępne wyłącznie na wydrukach i mailach po wydaniu diagnozy.

Token Jakie dane zostaną użyte w jego miejscu?
diagnosis_price_estimated koszt naprawy brutto dla klienta, liczba zmiennoprzecinkowa
diagnosis_price_estimated_f to samo co diagnosis_price_estimated, tyle, że sformatowane
diagnosis_remarks opis wyniku diagnozy - opis usterki - z pola widocznego dla klienta

Tokeny dostępne wyłącznie na potwierdzeniach wydania sprzętu

Oprócz poniższych tokenów dostępne są również wszystkie z listy wcześniejszej.

Token Jakie dane zostaną użyte w jego miejscu?
order_repair_summary podsumowanie wykonanej naprawy
order_price koszt naprawy tak jak podano w podsumowaniu
order_repair_warranty ilość miesięcy gwarancji na naprawę, domyślnie zero
order_canceled wartość logiczna, informująca o fakcie anulowania naprawy. Może sterować widocznością opisu wydania, eg,:
<% if (order_canceled) { %>
  Ta naprawa została anulowana
<% } else { %>
  Ta naprawa została ukończona
<% } %>
components Niewidoczne w domyślnej konfiguracji. Lista podzespołów użytych podczas naprawy - format identyczny jak dla karty gwarancyjnej, opisany poniżej
order_repair_actions Niewidoczne w domyślnej konfiguracji. [lista] zawiera obiekty opisujące wszystkie czynności serwisowe, wraz z kosztami. Zwróć uwagę, ze koszt, w zależności od konfiguracji aplikacji może być kosztem dla klienta (domyślne ustawienie) lub kosztem serwisu. Zwróć także uwagę, że lista zawiera opisy czynności naprawczych tak jak podano - jeśli używasz wewnętrznych opisów czynności nie powinieneś wystawiać ten lisy dla klientów, w zamian korzystać z podsumowania naprawy i tokenu order_repair_summary .
  • remarks: opis czynności naprawczej
  • cost_net: cena netto
  • vat: stawka podatku VAT
  • cost_gross: cena brutto
Przykładowy kod, umożliwiający wyświetlenie wszystkich pól:
<% if (!order_canceled && order_repair_actions.length > 0) { %>
  <table class="table table-striped">
  <% for(var i=0; i<order_repair_actions.length; i++) { %>
  <tr>
    <td><%= order_repair_actions[i].remarks %></td>
    <td><%= order_repair_actions[i].cost_net %></td>
    <td><%= order_repair_actions[i].vat %></td>
    <td><%= order_repair_actions[i].cost_gross %></td>
  </tr>
  <% } %>
  </table>
<% } %>

Tokeny dostępne dla karty gwarancyjnej

Oprócz poniższych tokenów dostępne są również wszystkie z listy dla szablonu wydruku wydania naprawy.

Token Jakie dane zostaną użyte w jego miejscu?
components: [lista] wszystkie dołączone z magazynu podzespoły, obiekty zawierające:
  • warranty_period: ilość miesięcy gwarancji na podzespół
  • serial: numer seryjny podzespołu
  • name: rodzaj dodatkowego elementu naprawy, nazwa
  • sale_date: data sprzedaży. Zwróć uwagę iż data sprzedaży generowana jest w momencie zamknięcia naprawy, do czasu zamknięcia data sprzedaży jest pusta.
  • quantity: ilość
  • price_net: cena netto (sumaryczna)
  • vat: stawka VAT, procenty
  • price_gross: cena brutto, sumaryczna
Przykładowy kod, umożliwiający wyświetlenie wszystkich pól:
<% if (components.length > 0) { %>
  <table class="table table-striped">
  <% for(var i=0; i<components.length; i++) { %>
  <tr>
    <td><%= components[i].name %></td>
    <td><%= components[i].sale_date %></td>
    <td><%= components[i].warranty_period %></td>
    <td><%= components[i].serial %></td>
  </tr>
  <% } %>
  </table>
<% } %>
components_price_net Sumaryczna cena netto podzespołów, sformatowana
components_price_gross Sumaryczna cena brutto podzespołów, sformatowana
components_price_net_n Sumaryczna cena netto podzespołów, liczba zmiennoprzecinkowa
components_price_gross_n Sumaryczna cena brutto podzespołów, liczba zmiennoprzecinkowa

Tokeny dostępne wyłącznie dla protokołu przekazania sprzętu do serwisu zewnętrznego

Token Jakie dane zostaną użyte w jego miejscu?
delegation_supplier_name Nazwa serwisu, do którego została oddelegowana naprawa
delegation_supplier_address Adres serwisu, do którego została oddelegowana naprawa
delegation_supplier_phone Numer telefonu serwisu, do którego została oddelegowana naprawa
delegation_rma Numer naprawy w zewnętrznym serwisie. Numer wpisujesz w formularzu delegacji naprawy.
delegation_remarks Uwagi dla zewnętrznego serwisu. Uwagi wpisujesz w formularzu delegacji naprawy.
delegation_date Data przekazania sprzętu (zazwyczaj data wydrukowania protokołu)

Tokeny dostępne wyłącznie maila z informacją o rejestracji konta klienta przez internet

Token Jakie dane zostaną użyte w jego miejscu?
activation_url URL który aktywuje nowe konto. Powinien zostać zaprezentowany jako link gotowy do kliknięcia. Bez aktywacji konta klient nie będzie mógł się zalogować.

Tokeny dostępne wyłącznie maila z informacją zmianie hasła

password_reset_url URL do strony na której klient może ustawić zapomniane hasło. Powinien zostać zaprezentowany jako link gotowy do kliknięcia.

Wstęp

Aplikacja Serwisant Online jest aplikacją przeznaczoną dla wielu użytkowników. Każdy z użytkowników ma swój login i hasło. Logując się na własne konto użytkownik księguje na nim wszystkie operacje. Jest to o tyle ważne, że jego nazwisko pojawi się w historii naprawy - może być także rozliczony z wykonanej pracy.

Użytkownicy mają także pewne uprawnienia umożliwiające dostęp do pewnych części aplikacji.

Aplikacja umożliwia także pracę użytkownikom nie będącym pracownikami własnej firmy. Są to na przykład pracownicy współpracujących serwisów. Tacy użytkownicy mają bardzo ograniczony dostęp. Widzą wyłącznie naprawy oddelegowane do naprawy do ich firmy, nie widzą żadnych danych związanych z finansami, danymi osobowymi Twoich klientów.

Użytkownicy

Administracja użytkownikami odbywa się ze strony dostępnej w zakładce ustawień. Możesz tam dodawać, edytować i usuwać użytkowników. Dla każdego z nich możesz określić kilka atrybutów, w tym login, hasło, przynależność do firmy, uprawnienia.

Podpowiedź

Pomimo iż możesz określić dla użytkownika login nie znaczy to, że użytkownik musi go używać. Użytkownik może logować się także używając adresu email. Loginy są trudne do zapamiętania, niektóre mogą być również zajęte, co wymusza podanie jakiegoś skomplikowanego loginu, logowanie się adresem email jest łatwe - możesz wówczas użyć losowego loginu.

Podczas dodawania lub edycji użytkownika masz możliwość przydzielenia go do firmy (patrz sekcja 'Firmy zewnętrzne' aby dowiedzieć się jak administrować firmami). Jeśli przydzielisz go do Twojej własnej firmy, taki użytkownik traktowany będzie jako użytkownik wewnętrzny. W przeciwnym wypadku użytkownik jest użytkownikiem zewnętrznym. Jaka jest różnica?

Użytkownik wewnętrzny Użytkownik zewnętrzny Klient
  • Uprawnienia ustalają zakres dostępu
  • Ma dostęp do części aplikacji w zależności od uprawnień
  • Widzi wszystkie dane, dane klientów - w tym ich dane osobowe, zleceń
  • Może edytować wszystkie pola
  • Dostępne uprawnienia: Szef, Pracownik
  • Uprawnienia określają rolę, zakres dostępu jest ustalony odgórnie
  • Nie widzi danych klientów
  • Widzi tylko te naprawy, które zostały oddelegowane do jego firmy
  • Może edytować niektóre pola
  • Dostępne uprawnienia: Serwisant zewnętrzny
  • Jest to specjalna, anonimowa rola: klienci nie potrzebuję haseł, wystarczy im link z potwierdzenia przyjęcia naprawy
  • Widzi tylko niektóre dane naprawy powiązanej z otrzymanym kodem (bez uwag wewnętrznych, czynności serwisowych, etc.)
  • Nie widzi swoich danych osobowych
  • Może potwierdzić lub odrzucić koszty naprawy jeśli została wysłana do akceptacji
  • Dostępne uprawnienia: brak

Uprawnienia

Informacja

Możesz nie przypisywać użytkownikowi żadnych uprawnień, możesz je także odebrać odznaczając wszystkie - taki użytkownik nie będzie mógł się zalogować do aplikacji. Pamiętaj dodatkowo, że zakładając konto w aplikacji otrzymujesz domyślnie rolę Szef, której nie możesz samemu sobie odebrać.

Szef Rola szefa umożliwia dostęp do każdego miejsca aplikacji. Jest to domyślna rola, którą otrzymujesz w momencie utworzenia swojego konta. Posiadając lub przydzielając rolę Szefa nie potrzebujesz żadnych dodatkowych ról. To uprawnienie może zostać nadane wyłącznie pracownikowi wewnętrznemu.
Pracownik Rola pracownika umożliwia pełną obsługę aplikacji za wyjątkiem jej konfiguracji oraz usuwania niektórych elementów. Pracownik nie widzi menu pozwalającego na dostęp do administracji użytkownikami, słownikami, nie może także usuwać kont klientów i zleceń serwisowych. To uprawnienie może zostać nadane wyłącznie pracownikowi wewnętrznemu.
Serwisant zewnętrzny Ma dostęp wyłącznie do zakładki zleceń. Widzi naprawy oddelegowane do firmy w której pracuje. Może dodać diagnozę naprawy, może dodać czynności serwisowe. Może także zmieniać statusy w pewnym, ograniczonym zakresie. To uprawnienie może zostać nadane wyłącznie pracownikowi zewnętrznemu.

Firmy zewnętrzne

Firmami zewnętrznymi możesz zarządzać z poziomu menu ustawień, używając opcji 'Serwisy zewnętrzne'. Serwis zewnętrzny jest firmą, z którą współpracujesz - ma ona możliwość dostępu do aplikacji oraz kontroli stanu zleceń, ich przetwarzania w zakresie dostarczenia, diagnozy, naprawy. Jeśli wysyłasz naprawy do naprawy do zewnętrznych firm, ale nie ma potrzeby, aby uaktualniały one stan naprawy w aplikacji i tak warto je dodać - dzięki temu będziesz w stanie kontrolować co komu wysłałeś.

Jeśli chcesz, aby pracownicy firmy zewnętrznej otrzymali dostęp do aplikacji musisz założyć (jedno lub wiele) konto użytkownika, przypisać je do odpowiedniej firmy oraz przekazać ustalony login i hasło.

Moduł ofertowania wspomaga sprzedaż usługi, którą jest naprawa. W przypadku prostej naprawy diagnoza uszkodzenia i podany tam koszt określa cenę dla klienta. Nie mniej jednak może istnieć sytuacja, gdzie chciałbyś zaoferować więcej - np. rozbudowę, lub różne warianty naprawy. Dzięki modułowi ofertowania jest to możliwe.

Ofertę powinieneś przygotować zanim wyślesz klientowi naprawę do akceptacji kosztów. Ofertę możesz przygotować dla zdiagnozowanej i wycenionej naprawy - jeśli naprawa ma diagnozę, to jej koszty będą stanowiły automatycznie element każdej z przygotowanych ofert. Ofertę możesz przygotować także dla naprawy bez diagnozy - musisz wówczas samodzielnie dodać pozycję związaną z kosztami naprawy o ile jest to zasadne.

Ofertę możesz przygotować z poziomu karty naprawy - w menu akcji naprawy znajdziesz opcję 'Przygotuj ofertę'. Oferta składa się z opisu, np. 'Naprawa', 'Naprawa z rozbudową'. Nowe pozycje wstawiasz za pomocą przycisku akcji 'Wstaw nową pozycję' - pozycja definiuje element oferty wraz z jego kosztami i ceną dla klienta. Przygotowane oferty możesz przeglądać z poziomu karty naprawy - zakładka 'Szczegóły' ma rozwijane menu i opcję 'Oferty'

Jeśli przygotowałeś diagnozę dla naprawy i jedną z ofert naprawy ma być podstawowa naprawa powinieneś oprócz ofert poszerzonych dodać także ofertę podstawową, bez żadnych dodatkowych pozycji.

Po przygotowaniu ofert możesz zmienić status naprawy na 'Wymaga potwierdzenia kosztów' - klient otrzymuje maila z linkiem do strony, na której może zaakceptować jedną z przedstawionych ofert lub odrzucić wszystkie. O decyzji klienta zostaniesz poinformowany mailem - dodatkowo decyzja jest widoczna podczas przeglądania ofert. Naturalnie możesz także samodzielnie zaakceptować jedną z ofert jeśli klient podjął decyzję będąc na miejscu lub telefonicznie.

Aplikacja ma funkcjonalność umożliwiającą import danych z plików XML mających pewien, zunifikowany format. Można go przygotować samodzielnie, można także skorzystać z dedykowanych, przygotowanych przez nas narzędzi do eksportu danych.

Import przeprowadzany jest w trzech fazach:

  1. Eksport danych do XML - wymagane jest samodzielne przygotowanie pliku, użycie własnych narzedzi lub przygotowanych przez nas.
  2. Utworzony plik eksportu należy wgrać do aplikacji za pośrednictwem modułu importu danych. Powinien być to niespakowany plik z rozszerzeniem .xml zgodny ze standardem importu.
  3. Import uruchamiany jest w nocy. Zbieramy wszystkie wgrane pliki importu i je przetwarzamy. Robimy to w nocy, aby obciążenie aplikacji nie miało wpływu na klientów w ciągu dnia. Niezależnie od wyniku importu usuwamy Twój plik XML.

NTSN.Serwis

Dedykowane narzędzie do eksportu danych z NTSN.serwis - download

Rozpakuj plik ZIP, przed uruchomieniem zrób kopię zapasową Twojej bazy. Uruchom aplikację - w pierwszym kroku wskaż folder, w którym zainstalowałeś NTSN. Pozwoli to aplikacji rozpoznać ustawienia. Kolejny krok to wybór połączenia do bazy danych której używasz w NTSN. Krok 3 to mapowanie danych o stanach zleceń - dla większości konfiguracji domyślny układ jest ok. I na koniec uruchomienie eksportu. Zapisany plik XML należy dołączyć do zlecenia importu danych.

Parę słów o mapowaniu statusów. NTSN używa osobnego statusu dla napraw, osobnego dla samego sprzętu. Zlecenie oznaczone w NTSN jako ukończone, zostaje zamknięte w Serwisant-Online wówczas, kiedy sprzęt jest odebrany. Jeśli z jakiegoś powodu kończysz naprawy, bez oznaczania odbioru sprzętu - przemapuj status 'Naprawa zakończona' na 'Odebrane'

Istnieje parę ograniczeń dotyczących eksportu/importu danych z NTSN. Obsługujemy wyłącznie naprawy (wraz ze sprzętem), konta pracowników, klientów oraz dodatkowe elementy związane z naprawą (kategorie, pola) - nic więcej. Naprawom nadajemy nowy numer RMA, w postaci NTSN/id/rma. Niektóre rekordy mogą zostać niezaimportowane z powodu braku danych lub niepoprawnych danych - NTSN ma ubogą walidację danych.

Inna aplikacja

Jeśli korzystasz z innej aplikacji, napisz do nas, pomożemy Ci zaplanować import danych. Napisz także, jeśli chcesz samodzielnie wyeksportować dane - udostępnimy Ci specyfikację pliku importu.

Rozumiemy, że masz pewne obawy przed korzystaniem z aplikacji online. Zapewniamy Cię, jest to tak samo, a nawet bardziej bezpieczne od systemu serwisowego zainstalowanego na Twoim komputerze. Poniżej spróbujemy opisać Ci jak zbudowana jest nasza infrastruktura oraz w jaki sposób zabezpieczamy dane.

Serwerownie

Zacznijmy od tego, że nasze systemy kolokujemy w sprawdzonych i profesjonalnych serwerowniach. Nie mamy własnej serwerowni, dzierżawimy maszyny, którymi samodzielnie administrujemy. Korzystamy z usług dwóch serwerowni: we Frankfurcie (DE) oraz Arezzo (IT). Infrastruktura w obu serwerowniach skonfigurowana jest tak, że jest wzajemnym lustrzanym odbiciem. przesyłając plik lub modyfikując naprawę lub dane klienta w jednej z nich, równocześnie modyfikujesz te dane w drugiej. Nie ma zatem podziału na serwerownie główną i zapasową - obie są równoprawne. Awarie pojedynczych maszyn nie mają wpływu na działanie usługi. W przypadku awarii w całej serwerowni (łącza, zasilanie), druga serwerownia jest w stanie przyjąć ruch bez utraty danych oraz przerwy potrzebnej na odtworzenie danych.

Zabezpieczenie danych

Z uwagi na to, ze mamy dwie serwerownie, wszystkie dane trzymane są w co najmniej dwóch niezależnych, identycznych kopiach. Dla bazy danych są to co najmniej trzy kopie. W przypadku awarii jednej z serwerowni przełączamy sie na drugą nie tracąc żadnych danych. Dodatkowo, wszystkie maszyny w obu serwerowniach pracują w oparciu o dyski w macierzy RAID - zabezpiecza to przed lokalną utratą danych.

Kopie zapasowe

Kopie zapasowe robione są co 24h z obu serwerowni i przechowywane w niezależnej od wcześniej wspomnianych serwerowni Arezzo 2 (IT). Do obsługi kopii zapasowych używamy technologii EVault. To zautomatyzowany, monitorowany system, który gwarantuje pewność podczas ewentualnej potrzeby przywracania danych.

Zabezpieczenia połączeń

Wszystkie połączenia pomiędzy Tobą a aplikacją, pomiędzy serwerownią we Frankfurcie (DE) oraz Arezzo (IT), a także nawet pomiędzy pojedynczymi serwerami w danej serwerowni szyfrowane są mechanizmem SSL. Dzięki temu nikt niepowołany nie jest w stanie odczytać danych, które są przesyłane w trakcie działania aplikacji.

GIODO

Zbiór danych serwisu zgłoszony jest pod numerem R001313/15. Nasza infrastruktura a także procedury spełniają podwyższone wymagania bezpieczeństwa stawiane przed systemami dostępnymi z sieci publicznej.

Awaria serwerowni

W przypadku awarii jednej z serwerowni, jeśli ta serwerownia jest aktualnie aktywna (obsługuje użytkowników) przełączamy główny adres aplikacji na serwerownię działającą. Proces ten trwa zazwyczaj od 10 do 30 minut i wiąże się ze zmianą wpisów w DNS, a zatem w niektórych przypadkach wymagany jest reset Twojego komputera oraz routera z którego korzystasz.

W przypadku awarii jednej serwerowni udostępniamy na Facebook'u lub indywidualnie, emailem także specjalny adres awaryjny, pod którym działa aplikacja. Ten adres działa od razu, nie jest wymagany reset czy oczekiwanie na zmianę DNS - jedyną niedogodnością jest to, że klienci używający Windowsa XP z przeglądarką inną niż Firefox nie będą w stanie nawiązać połączenia, z uwagi na przestarzałą obsługę szyfrowania SSL w Windows XP.

Inne awarie

Awaria pojedynczych dysków, awaria nieaktywnej serwerowni lub inne pomniejsze awarie pojedynczych maszyn nie są krytyczne i nie mają wpływu na działanie aplikacji.